新人返工無電腦用、前員工走咗仲入到系統：香港中小企入職／離職 IT 交接清單

之前寫過嘅《中小企停機成本》講過，一部電腦停一日，損失唔止係維修嗰筆錢。今篇講停機以外，另一種中小企成日中招、但好少攞出嚟講嘅損失：交接。場景大家都見過：新人返工第一日，電郵未開、群組未入、軟件未裝，坐足一日等 IT；另一個場景更危險：前員工走咗，帳號冇人關，雲端碟、會計系統、客戶通訊錄，佢喺屋企部電話度仲入得到。兩邊表面睇落係兩件事，實際上係同一個管理缺口——交接冇人負責、冇清單、冇時間線，全部靠記性，記性一斷，問題就出現。

呢篇嘅定位要講清楚：以下係業界一般做法整理嘅流程清單，唔係法律意見，亦唔係針對某一個平台嘅操作手冊。唔同公司用嘅系統唔同，步驟細節要按自己嘅系統調整；涉及個人資料保留或者僱傭安排嘅問題，具體情況請諮詢專業人士。統計數字方面，坊間有唔少廠商調查講離職交接不善嘅風險，但樣本同方法大多未公開，亦冇香港中小企專屬版本，所以呢篇唔會引用任何百分比或者金額當成事實，只講機制：帳號殘留會點樣出事、點樣預防。

一、點解細公司反而最容易出事：一個人揸晒所有嘢

大公司有 IT 部門、有入職流程表，交接出事嘅機會反而細。香港小團隊最常見嘅結構風險，係「一個人揸晒所有密碼、管理員權限同供應商帳號」：老闆本人、一個資深同事，或者一個兼職幫手，揸住公司電郵管理員、雲端碟管理員、會計系統同埋網站後台。一日佢離職或者長期請假，成間公司嘅管理權交接就會斷纜；平日佢請一日假，已經冇人開得到新帳號。

呢個唔係批評邊個人，而係結構問題：人愈少，分工愈模糊，「邊個負責關帳號」呢個問題就愈容易冇人認頭。所以呢篇嘅主軸唔係列一堆工具名，而係一張時間線加負責人：入職前邊個開戶、入職日邊個交機、離職當日邊個封鎖、離職後邊個跟進。清單本身唔使好貴，貴嘅係冇清單嗰陣要付嘅代價——新人白支薪等開工、前員工仲入到系統、牌照繼續交租，呢啲全部都係可以預防嘅成本。

二、入職前：新人未返工，準備工作已經要做晒

入職交接最常見嘅錯誤，係等到新人返工嗰日先至開始開帳號。正確做法係入職前已經準備好，令新人第一日就可以開工。清單包括：開設公司電郵同目錄帳號、按職位分配權限（用職位角色嚟分，唔好逐個人逐個系統慢慢加）、分配所需軟件牌照、設定多重認證（MFA）、準備裝置（預先裝好所需軟件、VPN 同保安設定，記低資產編號）。

有幾個細節值得特別講。第一，帳號要個人專屬，唔好共用登入——共用帳號嘅問題後面第四節會詳細講。第二，初始密碼政策要定好：首登即改密碼，唔好用一個全公司都知嘅預設密碼長期沿用。第三，電郵細節唔好漏：電郵簽名、加入所需群組同分發名單、團隊頻道、行事曆同共享信箱權限，呢啲細節漏一樣，新人就要逐樣問人，成日就係咁樣磨走咗。第四，千祈唔好用老闆私人帳號做管理員帳號：人一走或者帳號一出事，管理權交接就會變得非常複雜，管理員帳號應該係公司擁有、可交接嘅獨立帳號。

入職前仲要做埋一樣好多人忽略嘅嘢：同新人講清楚保安入門——釣魚電郵點認、唔好共用密碼、檔案應該存公司系統而唔係私人裝置。呢個唔使上一堂課，十分鐘講清楚加一份簡單指引已經好足夠，但冇講過，新人第一個星期就好容易將公司檔案存咗去私人雲端，之後交接又多一個缺口。

三、入職日：交機、核對、簽收，三樣嘢同一日做晒

入職日嘅目標好簡單：新人坐低嗰一刻，電郵入到、常用系統入到、部機用到。流程應該係：交機嗰陣核對資產編號同配件（手提電腦、電話、門卡、保安鑰匙），即場登入一次確認帳號同多重認證用到，確認群組、共享信箱同所需軟件齊全，最後簽收交收記錄。簽收唔係為咗追究，而係為咗日後離職嗰陣有得對：邊部機派咗畀邊個人、邊啲配件一齊交咗，離職收機嗰陣就唔使憑記憶追。

入職日仲有一個管理動作：將新人加入公司嘅「帳號及牌照清單」。呢張清單係成篇文最平、最有效嘅工具，後面會再講：上面記低每個系統、邊個負責人、邊個有管理員權限。新人入職嗰日加一行，離職嗰日逐行關，冇呢張清單，離職嗰陣根本無從「逐個關」。

四、離職當日：先封鎖，後交接，次序唔可以調轉

離職交接最關鍵嘅一句話，係：離職當日就要封鎖登入，之後先至慢慢做檔案交接。非自願離職嗰陣，封鎖應該即時做。次序調轉——即係先慢慢交接檔案、過幾日先諗起關帳號——中間嗰幾日就係最大嘅風險窗口，檔案可以喺呢段時間被複製、刪除或者轉走，而事後好難追得返。

離職當日要做嘅封鎖清單：停用帳號（先停用，唔好即刻刪除，原因下面講）、重設密碼、撤銷所有有效登入 session 同 token、移除多重認證登記、停用 VPN 同遙距存取。呢度有一個成日漏咗嘅重點：只停用主帳號係唔夠嘅。已經授權嘅第三方應用程式 token、API key、共享帳號密碼、服務帳號，全部都可以喺主帳號停用之後繼續有效，必須一併撤銷或者輪換。呢一點喺小團隊尤其重要，因為小團隊最鍾意用共享帳號登入各種服務，而共享帳號一停用，全公司都會受影響——所以輪換要同封鎖一齊計劃，唔好封鎖完先發現其他同事都入唔到系統。

離職當日仲要收回實物：電腦、電話、門卡、USB。公司裝置收返之後，應該抹機或者重新配置之後先至再派畀下一個人，唔好直接將前員工嘅設定連同檔案一齊交畀新人。如果員工用私人裝置處理過公司事務（BYOD），處理方法要分清楚：只清除公司資料，唔好成部機抹走員工嘅私人嘢，呢個分寸後面第六節會再講。

五、離職後：24 小時、30 日，兩段跟進期

封鎖做完，交接先至開始。24 小時內要做：移除所有群組同分發名單、收回第三方 SaaS 存取（會計、CRM、雲端硬碟）、轉移檔案及信箱擁有權、轉移進行中嘅工作同會議。電郵延續有兩個常見做法：設自動回覆加轉寄畀指定同事，或者將信箱轉為共享信箱——但千祈唔好直接將前員工嘅信箱密碼交畀繼任人，密碼交接本身就係另一個保安缺口。

30 日內或者之後要做：封存信箱同雲端檔案、檢查離職前後有冇異常登入記錄、將成個離職動作記低作記錄。點解要先停用、唔好即刻刪除帳號？因為刪除之後，檔案同信箱嘅取回就會變得困難甚至冇可能；而先停用，就可以喺確認檔案同信箱已經交接晒之後，先至按平台規則刪除或者封存。有廠商指南提到，某啲平台移除牌照之後，用戶資料一般只會保留一段有限時間（例如約 30 日），所以刪除之前，必須先確認檔案同信箱已經交接，呢個次序唔可以調轉。

牌照回收亦係離職後跟進嘅一部分，經常被忽略，但直接影響使費：按人頭收費嘅工具，離職員工嘅席位如果冇取消或者轉讓，就會繼續收費。離職清單上面，必須有一欄專門寫「牌照回收／轉讓」，逐個系統打勾。呢度唔會寫任何慳到幾多錢嘅數字，因為每個公司用嘅工具同收費都唔同，寫一個數字出嚟只會誤導；機制本身已經夠清楚：冇回收，就係繼續交租。

六、共用帳號：小團隊最常見、亦最危險嘅習慣

如果成篇文只可以留低一個忠告，就係呢個：唔好共用登入。小團隊共用帳號嘅原因好明白——方便、慳牌照錢、唔使逐個開戶。但代價亦好清楚，而且全部都喺離職嗰陣一次過爆發：

第一，冇從追究：稽核記錄只會見到同一個帳號，唔知邊個人登入過、改過乜、刪過乜，出事嗰陣根本查唔到。第二，離職即等於事故：一個人走，全公司共用過嘅密碼都要輪換，否則前員工繼續用到；輪換過程又會打斷收費、客服、供應商等運作。第三，多重認證失效：驗證碼只會去一個人嘅電話或者信箱，共用帳號根本做唔到「每人獨立多重認證」。第四，密碼四散：共用密碼好容易流入對話群組、記事本、試算表、瀏覽器記錄，愈傳愈散，收都收唔返。

替代做法並唔複雜：服務支援多人帳號就開個人帳號；唔支援多人帳號嘅服務，就用商用密碼管理員嘅分享功能，並以職位分配權限，唔好口頭傳密碼。呢個改變唔使一次過做晒，可以由最敏感嘅系統開始——電郵管理員、雲端碟管理員、會計系統——逐個改，每改一個，離職風險就細一分。

七、個人資料同私人裝置：分寸要講清楚

離職交接仲有一個成日令人尷尬嘅部分：前員工嘅個人資料同私人裝置。以下只係一般資訊，唔係法律意見，具體情況請諮詢專業人士。香港《個人資料（私隱）條例》嘅原則要求，個人資料唔應該保留超過達致目的所需嘅時間；人力資源管理方面嘅公開指引亦提到，前員工個人資料一般可以保留至離職起計一段有限時間，另有合約或者法律責任需要嗰陣可以更長——實際保留期要按自己公司嘅情況同專業意見決定，呢篇唔會寫一個「合法保留期」數字。

保安原則方面，資料使用者應該採取切實可行嘅步驟，保障個人資料免受未經授權或者意外嘅查閱、處理、刪除、喪失或者使用。落到 BYOD 實務，意思就係：離職嗰陣要求員工刪除私人裝置上面嘅工作資料，但同時要尊重員工私人資料嘅私隱——公司唔應該對私人裝置採取同公司裝置一樣嘅監控或者抹機手段。呢個分寸最好喺入職嗰陣已經講清楚、寫入指引，唔好等到離職嗰日先至即場爭拗。

八、一張清單做晒成件事：帳號及牌照清單點樣起

講到尾，成個交接制度可以濃縮成一張表。表上面每一行一個系統，欄位包括：系統名稱、邊個負責人、邊個有管理員權限、邊啲人有帳號、牌照數量同收費方式、離職嗰陣點樣關。入職加一行，離職逐行關，定期（例如每季）對一次，睇下有冇已經走咗嘅人仲喺表上面。呢張表本身就係最平嘅離職保險，冇佢，離職嗰陣連「有幾多個系統要關」都數唔齊。

如果公司連呢張表都未有，起表嘅第一步唔使好正式：將而家用緊嘅系統逐個寫低，問三個問題——邊個係管理員、邊個有帳號、邊個走咗之後要關。寫完呢張表，你已經比好多同規模嘅公司行前一步。之後再將入職前、入職日、離職當日、離職後四段時間線貼喺表隔離，交接就唔再靠記性，而係靠流程。

FAQ

Q1：離職嗰陣，應該即刻刪除帳號，定係先停用？
先停用，後刪除。停用可以即刻斷絕登入，同時保留檔案同信箱，等確認交接晒之後先至按平台規則刪除或者封存。即刻刪除嘅風險，係檔案同信箱可能取唔返，尤其係某啲平台移除牌照之後，資料只會保留一段有限時間。

Q2：共用信箱點樣交接，先至唔使交密碼？
用共享信箱或者群組信箱嘅權限分配，而唔係將一個人嘅信箱密碼交畀下一個人。離職嗰陣，將前員工由共享信箱嘅成員名單移除，再將新人加入，密碼本身完全唔使經手，稽核記錄亦分得清楚邊個做過乜。

Q3：員工私人電話有公司資料，離職嗰陣點算？
要求員工刪除私人裝置上面嘅工作資料，但只清除公司資料，唔好成部機抹走員工嘅私人嘢。最好喺入職嗰陣已經講清楚呢個安排，並且寫入指引，離職嗰日就唔使即場爭拗分寸問題。

Q4：得幾個人嘅公司，係咪真係要做晒成張清單？
人愈少，清單愈重要，因為冇人手可以憑記性補位。幾個人嘅公司，張清單可能只得十幾行，起表用一個下晝已經夠；但冇呢張表，一個人走，成間公司嘅帳號版圖就冇人講得齊。

Q5：前員工走咗好耐，先發現帳號未關，而家點算？
即刻停用帳號、撤銷 session 同 token、輪換共用過嘅密碼、檢查異常登入記錄同檔案有冇被改動或者複製，之後將呢個系統補入帳號及牌照清單，並且定一個定期覆核嘅時間。發現得遲，唔等於唔使做；做咗，至少可以截停之後嘅存取。

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