公司電腦幾耐換一次先唔嘥錢？中小企換機週期：維修定換機判斷法＋分批換預算

香港中小企換機，最常見嘅場面有兩個：一係「壞一部買一部」，幾年之後公司十部機十個規格，IT 管理、備件、軟件安裝全部亂晒籠；一係「一次過全換」，年尾一張大單，現金流即刻頂唔順。兩個做法都有同一個根源：冇換機週期規劃。換機唔係「壞先換」，而係「支援、可靠、保安、工作負荷」四個條件之中，有一個長期唔達標，就要排期換。呢篇教你點樣判斷、點樣分先後、點樣攤平預算。

先講明分工：日常點樣維護部機，見《中小企電腦維護時間表》；部機壞咗停工損失幾多，見《中小企停機成本》；新同事入職、舊同事離職嘅 IT 交接，見《中小企入職離職 IT》。呢篇只講幾年一度嘅換機規劃同預算，唔重複嗰啲內容。

第一步：用四個訊號判斷，唔好只睇年齡

年齡係最容易量度嘅指標，所以最容易被當成唯一標準；但真正令公司蝕錢嘅，往往唔係「部機幾多歲」，而係「部機壞起上嚟，嗰個人停幾耐、影響幾多客」。一部 6 年舊機如果只係用嚟開瀏覽器、打文件，仲受支援，維修紀錄乾淨，硬要換就係浪費；一部 3 年機如果已經壞過三次、每次都停半日，仲要等零件，死守落去先係貴。判斷換機，要睇四個訊號：

1. 支援期：廠商仲有冇提供保安補丁同韌體更新？作業系統仲受唔受支援？一過咗支援期，就算部機仲開到，都已經係保安風險（見下一節 Windows 10 嘅例子）。
2. 可靠度：唔好睇單一事故，要睇趨勢：滾動 12 個月內壞過幾多次？同一問題係咪反覆出現？效能係咪逐步下滑？趨勢先至係證據。
3. 保安：部機仲可唔可以裝到最新保安更新？仲符唔符合公司處理敏感資料（例如客戶資料、財務資料）嘅要求？
4. 工作負荷：而家嘅工作量係咪已經超出部機能力？開機時間、應用程式反應、電池健康，係咪已經影響日常工作？

年齡可以做預算參考，但唔係唯一閘門。業界一般做法（唔係廠商標準，亦唔係香港統計數字）嘅壽命參考範圍係：手提電腦約 3–4 年，枱機約 4–5 年，實體伺服器約 5–7 年，網絡交換器、防火牆、無線基地台約 4–7 年不等，視乎廠商支援到期而定。用法係「滿 3 年開始逐部評分」，唔係「一到 3 年即刻全換」。亦有公司用到 5–6 年甚至更耐，文章嘅價值唔係迫人跟數字，而係教人點樣判斷自己公司嗰批機係咪已經過咗甜蜜點。

最硬嘅觸發點：Windows 10 支援結束，舊機升唔到 Windows 11

對 2026 年嘅香港中小企嚟講，換機規劃最具體、最迫切嘅原因，唔係部機舊，而係支援到期。Windows 10 已於 2025 年 10 月 14 日終止支援，之後無免費保安更新、功能更新或一般技術支援。仲用緊 Windows 10 嘅公司機，要分清楚三件事：

• 部機升唔升到 Windows 11？Windows 11 最低要求重點係：兼容處理器、4GB 記憶體、64GB 儲存、支援 Secure Boot 嘅 UEFI 韌體、TPM 2.0（可信平台模組）。尤其係 2018 年之前／第 8 代 CPU 之前的舊機，較常卡喺 TPM 2.0 同受支援 CPU 清單；但要先分清楚：TPM 2.0 可能只係 BIOS 未開啟（包括 Intel PTT／AMD fTPM），開返就可能合資格，唔係一律要換機；確認硬件本身無 TPM 2.0，或者 CPU 根本唔喺受支援清單上，先算「根本唔合資格」。「部機行得順」同「部機合資格升級」係兩回事。
• ESU 只係過橋，唔係長遠策略。商業 ESU（Extended Security Updates）最多約 3 年、按裝置收費、費用逐年遞增，而且只包保安修補，無新功能、無非保安修正、無一般支援；實際完結日同收費以 Microsoft 公布為準。消費者版 ESU 同商業版係兩回事，已加入公司網域或者受裝置管理工具管理嘅電腦，一般唔用得消費者方案。
• 「Apps 仲有更新」唔等於「成部機仲受支援」。例如 Microsoft 365 Apps 喺 Windows 10 嘅保安更新去到較後嘅日期，但功能更新已經停咗，唔好用呢個嚟安慰自己部機仲安全。無 ESU 又繼續用 Windows 10 嘅機，新漏洞可能長期無補丁；處理敏感資料嘅公司，仲可能面對網絡保險、供應商保證、個人資料責任方面嘅質疑。

連 Windows 11 本身都要保持喺受支援版本，唔係升一次就一勞永逸。換機時間表應該同「支援到期日曆」一齊睇：Windows、Office、廠商保養、防毒、業務軟件（例如會計、ERP、設計軟件）嘅支援到期日加埋，先係真正嘅換機時間表。

維修定換機：五項對照表

部機出問題嗰陣，唔好憑感覺決定修定換。用呢五項對一次，中嘅項目越多，越傾向換：

項目	傾向維修	傾向換機
保養狀態	仲喺保養期內，維修成本低	已過保養期，零件要自費，仲可能停產難搵
維修趨勢	第一次壞，之前紀錄乾淨	12 個月內反覆壞同一樣嘢，或者越嚟越密
系統支援	仲受支援，可以繼續收到保安更新	已過支援期，或者升唔到受支援嘅系統版本
升級資格	符合 Windows 11 要求，升級後仲夠用	卡喺 TPM 2.0 或者受支援 CPU 清單，根本升唔到
工作負荷	慢嘅原因係儲存、記憶體、軟件設定，平修就得	工作量本身已經超出部機能力，升級零件都追唔上

有顧問用一個經驗法則作參考（只係行業經驗法則，唔係官方標準）：當一部機嘅累積維修加停機成本，迫近買新機嘅成本，就值得認真比較換機。點計停機成本，見《中小企停機成本》。但要記住，慢唔一定等於要換：慢可能係儲存、記憶體、電池、軟件衝突、惡意軟件或者用戶設定問題，有啲平修就得。正確次序係先診斷後決定，唔好一慢就換機，亦唔好一味死修。

分批換：按崗位分級，每年換一部分

香港細公司現金流頂唔順一次過全換，分批換先係實際做法。先做一張盤點表，冇 IT 人都做得到：每部機一列，寫低使用者、購買年份、Windows 版本、保養到期日、主要用途、狀態（正常／慢／成日壞／已過支援）。然後按崗位分三批：

級別	例子崗位	做法
關鍵／對客	收銀、接單、對客服務、設計／算圖	最優先換：壞＝直接影響收入或者客戶，每 3 年檢討，3–4 年換
標準辦公	文書、行政、一般辦公	按維修紀錄同支援期決定，每 4 年檢討，4–5 年換
輕量／共用	會議室、倉庫查詢、後備機	可以遲啲，視乎支援期；合條件嘅舊機可以降級再用

分批換嘅實務節奏（參考節奏），係每年換全公司約四分之一到三分之一，預算攤得平，機齡唔會一次過老化；同時預留後備機或者應急預算，關鍵崗位壞機唔可以等下一批。降級再用有條件：部機仲受支援、可靠，先至可以清除舊用戶資料同權限後轉畀輕量崗位。唔好將一部已經保安過期嘅機「降級」去另一部門繼續用——過期就係過期，換部門唔會變返受支援。買機嗰陣，唔好只睇價錢牌：家用版定專業版 Windows、保養年期（例如有冇上門支援）對中小企嚟講，往往比 CPU 型號更重要；格價要比較同一個配置（記憶體、儲存、Windows 版本、保養年期），唔好淨係比較價錢。仲有，唔好為咗「AI」兩個字成批換機：新機標榜嘅 AI 功能，要先問員工實際會唔會用到，文書崗位同設計崗位嘅需求完全唔同。

換機前檢查清單：最容易漏嘅五樣嘢

1. 備份＋驗證：換機前先備份，而且要驗證備份開得到，唔好只睇「備份完成」四隻字。點做先算備份好，見《換新電腦資料轉移》。
2. 軟件授權轉移：盤點每部機嘅 Windows 版本、Office 版本、授權類型、行業軟件有冇巨集依賴或者舊版檔案，買斷定訂閱要先決定，唔好盲目買。
3. 周邊兼容：舊打印機、掃描器驅動新系統支唔支援？呢個位最容易喺換機之後先發現。
4. 員工適應期：新系統、新介面要預留適應時間，唔好喺交貨高峰期一次過換晒成個部門。
5. 舊機唔好即刻清除：留一段過渡期（例如幾個星期，視乎公司政策同資料敏感度），確認新機無漏嘢先至清除舊機。

舊機退役三步：備份 → 清除 → 記錄

換機週期嘅最後一步，成日俾人漏咗：舊機點樣安全退役。舊機直接畀同事拎返屋企、擺喺倉底、或者求其畀人，入面嘅公司資料、客戶資料、登入密碼冇清除，係私隱同保安漏洞。退役要做齊三步：

1. 備份：確認新機上面嘅資料齊全，舊機先至可以進入退役程序。
2. 清除：按資料敏感度揀啱方法——內部再用嘅，用認證清除軟件覆寫；較敏感嘅，用更強嘅清除方法；棄置嘅，物理銷毀。淨係撳刪除或者快速格式化唔等於清除。SSD、手機、USB 手指嘅清除方法同傳統硬碟唔同，要按裝置類型用對應方法。交畀回收商唔等於卸責：要書面約定按認可標準清除或者銷毀、索取銷毀證明、保留交收紀錄。
3. 記錄：邊部機、邊個用過、幾時清除、點樣處置（再用／轉售／回收／銷毀），全部記低，以備審計。交接嗰陣，撤銷舊機嘅帳戶登入、遠端管理、自動登入密碼；舊機如轉畀另一同事，要先清除舊用戶資料、重新設定權限，唔好「成部機原樣交畀下一個人」。唔好將舊機長期擺喺儲物室「遲啲先處理」：無人跟進嘅舊機，就係無人負責嘅資料風險。

換機開支點入賬、扣稅安排，以稅務局最新規定同會計師意見為準，呢篇唔提供具體稅務建議。

FAQ

Q1：公司電腦一般用幾多年先換？3 年係咪一定要換，定係可以捱到 5 年？
業界一般做法嘅參考範圍係手提電腦約 3–4 年、枱機約 4–5 年，但呢個係範圍，唔係死線。正確做法係滿 3 年開始逐部評分：支援期、維修趨勢、保安、工作負荷四個訊號都合格，捱到 5 年都無問題；反過來，3 年機如果成日壞、已經過支援期，一樣應該排期換。

Q2：舊電腦仲用到，但升唔到 Windows 11，係咪一定要換機？有無其他選擇？
要睇卡喺邊：先檢查 BIOS 有冇開啟 TPM 2.0／PTT／fTPM；排除未開啟之後，仲係硬件本身無 TPM 2.0 或者 CPU 唔喺受支援清單上，先係升級零件解決唔到的硬件資格問題，就要排期換。商業 ESU 可以做過橋（最多約 3 年、按裝置收費、只包保安修補），但唔係長遠策略；實際安排以 Microsoft 公布為準。消費者版 ESU 一般唔適用於已加入公司網域或者受管理嘅電腦。

Q3：電腦成日壞，維修定換新機平啲？點樣計先至唔會越修越貴？
用五項對照表計：保養狀態、維修趨勢、系統支援、升級資格、工作負荷。中嘅項目越多，越傾向換。有顧問用經驗法則作參考：累積維修加停機成本迫近買新機成本，就值得認真比較換機。但慢唔一定等於要換，先診斷（儲存、記憶體、軟件設定）再決定。

Q4：公司有十幾部電腦，應該一次過全換，定係分批換？分批換點排先後次序？
分批換：先換最影響生意嘅人（成日對客、成日壞、已過支援），再換一般文書機，輕量共用機可以遲啲。每年換全公司約四分之一到三分之一（參考節奏），預算攤得平，機齡唔會一次過老化；同時預留後備機，應付關鍵崗位突然壞機。

Q5：換機嗰陣最容易漏咗啲咩？舊機入面嘅資料、軟件授權同員工帳號應該點樣交接同清除？
最容易漏嘅係周邊兼容（舊打印機驅動）、軟件授權轉移、同舊機資料清除。跟住退役三步：備份→清除→記錄。清除要按敏感度揀方法，淨係刪除或者快速格式化唔等於清除；交接要撤銷帳戶同遠端管理權限；舊機轉畀另一同事之前，一定要先清除舊用戶資料。

如果你公司嘅電腦已經開始成日壞、升唔到受支援嘅系統版本，或者你根本唔知公司有幾多部機已經過咗保養，歡迎聯絡 CentralComputer 中環電腦了解情況：電話 +(852) 2115 9219，WhatsApp +(852) 6558 6806。收費政策好簡單：檢測後報價，確認先開工，唔會亂收費。換機唔係鬥快，係鬥規劃：盤點先，唔好壞一部買一部。