香港中小企電腦維護時間表：每月、每季、每年檢查清單＋內部做定外判點分

以下開首係情景例子，唔係真實客人案例：星期一朝早九點，會議室打印機印唔出文件，舊電腦開機轉極都入唔到 Windows，同事話上星期備份好似有警告訊息，但冇人睇過。呢啲問題好少喺同一日突然出現，佢哋多數係累積返嚟嘅：更新撳咗「稍後提醒」幾個月、備份報告冇人望、離職同事帳號未停用、舊機保養過咗期冇人知。之前寫過嘅《中小企電腦維護》講點解要定期維護，《停工成本》講壞先修貴喺邊度，《入職離職流程》講人員出入點交接，今篇補返最實用嗰一步：一張按時間排好嘅檢查清單，同埋邊啲自己做、邊啲搵人做嘅分工。核心觀念要先講清楚：預防性維護係定期檢查，喺問題變大之前發現；出事後維修係壞咗先修。兩者成本結構完全唔同，前者用半個鐘換返嚟嘅，後者可能要用成日停工去還。

一、每月清單：約半個鐘，老闆或者行政同事主導

每月清單嘅設計假設，係公司未必有全職 IT 人員，得半個鐘都要做得到。第一，更新狀態：抽查兩至三部電腦，確認更新已經安裝並且已經重啟，唔好只睇報告話「已下載」就算。常見失效模式就係更新長期停留喺「需要重新啟動」而未真正生效，或者員工不斷撳「稍後提醒」。檢查嗰陣要見到重啟後嘅狀態先算數，重大更新之前先做一次可還原備份，諗定點樣還原返去。第二，備份報告：睇過去一星期有冇失敗，再抽一個真實檔案還原並打開確認。呢度有一個必須糾正嘅誤解：有備份唔等於還原到，備份作業顯示「成功」只證明寫入過，唔證明開得返、齊唔齊。同步都唔等於備份：OneDrive、Dropbox 或者 Google Drive 呢類同步工具，勒索軟件加密之後，加密檔案可以同步到所有裝置；備份要有獨立版本同異地副本先算數。業界通用做法係 3-2-1：三份副本、兩種不同媒介、一份異地，詳情見《3-2-1 備份方案》。第三，帳號對人頭：對照在職名單，停用已離職員工、已完約外判商、長期閒置帳號，留意邊個共用帳號，例如 office 或者 admin 多人共用，記低負責人。離職即停權，唔好等到月結先做。第四，多重認證（MFA）：新入職者有冇開，管理員同處理付款嘅帳號有冇開；驗證器程式一般優於短訊碼。第五，磁碟空間同健康：有冇長期高企，用廠方或者系統工具睇 SMART 有冇新警告。SMART 係預警，唔係水晶球：佢捉到漸進式損耗，捉唔到突發故障，健康百分比只係估算，唔係保證。第六，WiFi 同打印機快速檢查：訪客網絡同公司網絡仍然分開，路由器或者 AP 有冇新韌體；打印機同掃描器試印、試掃描一次，耗材夠唔夠下個月用。最後記低本月所有異常：邊部機慢、邊次死機、邊個彈錯，唔好靠記性，呢份紀錄就係每季覆核嘅原材料。

二、每季清單：約半日，技術部分宜外判或者由識嘅同事做

每季清單可以分兩次做，唔使一次過做晒。第一，成個資料夾還原測試：將一個資料夾還原到測試位置並計時，記錄結果。每月只係抽一個檔案，每季就要證明成批資料還原到先算數。第二，權限覆核：邊個有管理員權、邊個掂到客戶或者財務資料，全面檢視一次。新開帳號最容易漏開 MFA，呢個位要特別對。第三，軟件授權盤點：有冇重複買、冇人用嘅訂閱、即將到期嘅授權，呢啲錢好容易靜靜流走。第四，網絡覆核：防火牆規則有冇多餘開放項目，訪客隔離重測一次。測試方法好實際：用訪客裝置試下可唔可以開到打印機、檔案分享、路由器管理頁，全部應該失敗先算真正隔離。只係改個 WiFi 名唔等於隔離，最好用獨立網段加防火牆規則擋住內網存取；訪客密碼同公司密碼要分開，活動之後或者外判完約之後輪換。第五，資產覆核：每部機嘅年齡、保養、系統支援狀態更新一次。第六，耗材同周邊全面試一次：清塵、檢查線材、會議室設備，唔好等到開會前先發現掃描掣失靈。呢度要講埋一個香港細辦公室常見情況：一個家用路由器加訊號放大器嘅組合，放大器一般會拖慢同增加不穩定連結，有線接駁嘅存取點（AP）較穩，但實際效果視辦公室間隔同佈線而定，未證實個別個案效果，唔好寫成包搞掂。

三、每年清單：預留一日，連同預算一齊做

每年清單最好連同預算一齊做，因為汰換決定本身就係使錢決定。第一，全面資產清單：每部機嘅買入年份、保養、支援到期日、維修紀錄一次過更新。第二，災難還原計劃覆核：聯絡人、還原步驟、備份位置、密碼保管方式全部覆核一次，計劃寫咗但冇人覆核過，等於冇計劃。第三，汰換清單：按「支援、健康、維修紀錄」三樣列出下年要換嘅機，分優先次序。呢度要糾正一個常見誤解：「舊機用到就唔使理」。用到但已經停止安全更新嘅機，風險同成本都喺度累積；反過嚟，機齡舊但保養齊、SMART 正常、夠跑現行系統，未必即刻要換。多個來源提及四至五年作規劃參考，但呢個只係規劃參考，唔係硬性標準，最終判斷要用三樣一齊睇，唔好單睇年份。第四，供應商同合約覆核：邊份合約到期、邊個服務重複咗。第五，員工基本培訓主題：釣魚電郵、密碼、離職交接，只講主題，唔展開成培訓文章。香港季節性風險值得喺每年檢查加入：颱風、暴雨、停電，UPS 電池狀態同備份異地安排要檢查，但 UPS 電池壽命因品牌型號而異，寫明按廠方指引檢查，唔好寫統一數字。退役處理亦要寫入每年清單：清除資料、取消授權、更新資產清單，資料清除方法要按裝置類型，唔好寫包保證清除乾淨。

四、內部做定外判：判斷準則唔係識唔識撳，而係出錯代價

分工表嘅判斷準則只有一個：搞壞會停工、漏資料、洩露客戶資料嘅，就外判。內部同事可以自己做嘅，係睇狀態、做記錄、做簡單還原測試、對人頭、停用離職帳號、開 MFA、睇 SMART 警告、記低邊個位收得差、試印試掃、換耗材、基本清塵、提供使用感受同維修次數紀錄。應該外判或者搵專業支援嘅，係大規模部署、更新後出相容問題、伺服器修補、備份架構設計、異地或者不可改寫設定、整機還原演練、權限架構重整、懷疑帳號被盜時嘅調查、換碟、資料搶救、RAID 或者 NAS 故障、VLAN 同防火牆設定、覆蓋規劃、斷網排查、驅動或者韌體搞唔掂、硬件故障、網絡打印設定、規格評估、資料遷移、舊機資料清除見證、年度審計式覆核、災難還原計劃撰寫。香港細公司常見模式，係行政同事做每月清單加外判做每季技術檢查，呢句寫成常見模式，唔好寫成統計數字，因為本篇冇本港統計來源。仲有三條原則：第一，內部負責人要固定一個人，就算係老闆自己都好，唔好邊個得閒邊個做，冇負責人嘅清單等於冇清單。第二，外判唔等於唔使理：每月報告、還原測試結果、汰換清單，老闆要自己過目一次，冇人覆核嘅外判等於冇做。第三，懷疑入侵或者勒索軟件嗰陣，出事即做，唔等排期：先斷網、保留證據、搵專業支援，唔好自己第一時間洗機，因為洗機可能銷毀證據；SMART 出現紅線警告嗰陣，即刻備份，之後先諗換機。送修之前備份，見《送修之前先備份》。

五、十個誤解，一句糾正

第一，「更新咗就等於安全」錯。更新要真正安裝加重啟先生效，而且更新只修補已知漏洞，擋唔晒釣魚、弱密碼、錯誤設定。第二，「備份咗就等於還原到」錯。未還原測試過嘅備份只係希望。第三，「同步咗上雲就等於備份」錯。同步會將加密或者誤刪同步埋去。第四，「舊機用到就唔使理」錯。要睇支援到期、SMART 健康、維修紀錄三樣。第五，「WiFi 分咗兩個名就等於分開咗」錯。要用訪客裝置實測開唔開到內網資源先算。第六，「磁碟健康百分百就等於冇事」錯。SMART 捉唔到突發故障。第七，「細公司冇人會搞」錯。自動化攻擊唔分公司大細，細公司停工一日嘅相對影響更大，呢句係推論口吻，唔好寫成統計。第八，「外判咗就唔使理」錯。老闆仍要過目報告同還原測試結果。第九，「打印機唔使理，壞先算」錯。打印機或者掃描器一停，成個流程都停，每月試一次好過開會前先發現。第十，「密碼夠長就夠」未完全錯但唔足夠。長密碼加 MFA 加唔共用先係完整做法，單靠長度擋唔住釣魚同資料外洩重用。最後要講埋未證實項目：香港五至五十人公司嘅 IT 人手、備份習慣、WiFi 設定普及率，本篇冇本港統計來源，一律用「常見」「一般」口吻，唔寫百分比；任何香港法例、個人資料保障方面嘅具體責任，本篇冇法律來源，唔寫成法律意見，如涉及客戶個人資料，建議另外確認合規要求。

FAQ

Q1：公司冇 IT 人，點樣開始做維護時間表？
由每月清單開始，固定一個負責人，得半個鐘都做得到：抽查更新有冇重啟生效、睇備份報告有冇失敗、抽一個檔案還原並打開確認、對一次在職名單停用離職帳號。做得到每月先好加每季項目，唔好一開始就設計成 IT 部門先做得到嘅清單。

Q2：每月、每季、每年清單分別要幾耐？
建議節奏係每月約半個鐘、每季約半日（可以分兩次做）、每年預留一日連同預算一齊做。呢個係建議節奏，唔係行業標準，實際時間視公司規模同設備數量而定；出事即做嘅項目唔等排期，例如懷疑入侵先斷網保留證據，或者 SMART 紅線警告即刻備份。

Q3：外判之後，老闆要睇咩報告先算覆核過？
最少三樣：每月備份報告同還原測試結果、每季權限覆核同授權盤點、每年汰換清單同災難還原計劃覆核。報告睇過要留紀錄，邊個睇過、幾時睇過、跟進事項係乜，冇人覆核嘅外判等於冇做。

Q4：舊機幾時換？係咪五年就要換？
唔係。四年至五年只係多個來源提及嘅規劃參考，唔係硬性標準。判斷要用支援、健康、維修紀錄三樣一齊睇：已經停止安全更新、SMART 出現紅線警告、維修次數一路上升，就排優先；機齡舊但保養齊、SMART 正常、夠跑現行系統，未必即刻要換。

Q5：備份同同步有咩分別？點解同步唔等於備份？
同步係將同一份檔案喺多個裝置保持一致，誤刪或者加密都會同步埋去；備份要有獨立版本同異地副本，刪錯或者加密之後仲可以攞返舊版本。證明備份有效嘅唯一方法係還原測試：每月還原一個真實檔案並打開確認，每季還原成個資料夾並計時。

如果你想按呢張時間表為公司做一次全面檢查，或者唔肯定邊啲項目應該外判，歡迎聯絡 CentralComputer 中環電腦了解情況：電話 +(852) 2115 9219，WhatsApp +(852) 6558 6806。收費政策好簡單：檢測後報價，確認先開工，唔會亂收費。